Projektmanagement im Wandel

Veranstaltet wurde der Event vom Studiengang „Informationstechnik & System-Management“. Die rund 250 geladenen Gäste im Audimax der Fachhochschule in Puch Urstein setzten sich aus, Unternehmern, Projektmanagern, ehemalige Studenten der FH-Hochschule Salzburg und aktuellen Studenten zusammen.

Wir möchten Ihnen an dieser Stelle Kernaussage aus der Keynote von Michael Ruzicka vorstellen. Den meisten Projektbetreibern und –auftraggebern zwar nicht ganz neu, aber immer wieder erfolgsentscheidend – auch in den nächsten Jahren. Egal, ob ein Projekt klassisch nach dem Wasserfallmodell oder agil abgewickelt wird. 

 

1.    Der größte Stolperstein lauert bereits beim Projektauftrag…

Ein fundiertes Briefing – gemeinsam mit dem Auftraggeber und idealerweise mit den zukünftigen Anwendern- ist der halbe Projekterfolg.

                         

  (Quelle: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.)

Dem Auftraggeber darf nicht erst am Ende des Projektes bewusst werden, was er eigentlich nicht will. Bei der Erstellung des Lastenheftes hat es sich bewährt, ein Rebriefing mit dem Auftraggeber durchzuführen und ihm de facto seine Auftragswünsche zu reflektieren. Hier werden Verständnisprobleme und interpretative Abweichungen schnell transparent. In weiterer Folge reduzieren sich auch die Change Requests.

 

 

2.    Die qualifizierteste Person übernimmt die Projektleitung…

Projektleiter wird die für die durchzuführende Aufgabenstellung geeignetste Person. Sowohl aus fachlicher Sicht als auch hinsichtlich der sozialen Kompetenz.

(Quelle: https://de.fotolia.com/id/45240864 )

Vorhandene Yellow Pages oder Wissenslandkarten mit den Profilen der relevanten Mitarbeiter unterstützen die Personalauswahl erheblich. Projekte dürfen kein „Spielplatz“ für zufällig unterbeschäftigte Mitarbeiter sein.

3.    Weniger ist mehr: ein Projektmanager ist maximal für 3-5 Projekten gleichzeitig verantwortlich…

Gute Projektmanager sind in vielen Unternehmen Mangelware. Die Folge davon: einzelne Manager haben die Verantwortung von bis zu 20 Projekten gleichzeitig und mehr inne. Davon ausgehend, dass in einem Team 7-10 Mitarbeiter tätig sind, ergäbe das 200 Mitarbeiter und mehr, die von einer Person geführt werden müssten.

(Quelle: www.der-burnout-blog.de/tag/uberlastung/)

Hier leiden sowohl die Inhalte-, wie auch die Management-Qualität. Wenn auch keine wissenschaftlich verbindlichen Empfehlungen vorliegen zeigt die Projektpraxis, dass eine Anzahl von maximal 3-5 gleichzeitig betreuter Projekte die beste Effektivität liefert.

4.    Vorausplanung: Soviel wie notwendig, sowenig wie möglich…

Egal ob klassisches oder agiles Projektmanagement: eine zu starre oder zu langfristige Projektplanung macht unflexibel und beschäftigt das Team zu sehr mit Organisation. Das gilt in klassischen Projekten für die Ablauf- und Terminplanung und bei agilen Projekten für den Produkt- und den Sprint-Backlog.

           

               (Quelle: blog.eventsofa.de/page/6/)

5. Soziale Komponenten sind bei allen Methoden erfolgsentscheidend…

Dazu zählen der enge und qualitativ hochwertige Kundenkontakt, die Einbeziehung der Software-Entwickler und der zukünftigen Anwender ebenso wie das iterative Vorgehen bei der Entwicklung der Software-Funktionen. Last but not least ist ein zentraler Arbeitsplatz für alle Projektteam-Mitglieder an einem Ort vorteilhaft. Bei virtuell durchgeführten Projekten sollten zumindest die Milestone-Meetings beziehungsweise Backlock-Meetings physisch gemeinsam stattfinden.      

6.    Die Aufgabenstellung bestimmt die Projektmanagement-Methode…

Während das klassische Projektmanagement dann vorteilhaft ist, wenn der Projektscope bereits zu Beginn fest steht. Zum Beispiel: Eine neue Logistik-Software mit klar vorgegebenen Funktionen.

                                   

Agile Methoden bewähren sich vor allem dann, wenn das Ziel noch sehr visionär, im Detail unklar ist. Das könnte ein Projekt für die digitale Vernetzung von mehreren Unternehmen im Zuge der Entwicklung in Richtung Industry 4.0 sein.

7.    Vertrauen kommt vor Vertrag…

       Wenn man einem Menschen vertrauen kann, dann ist der Vertrag nur Formsache. Wenn die Zusammenarbeit auf Misstrauen basiert, kann der beste Vertrag nicht helfen.  

Aktuelle Trends der nächsten Jahre: Projekt werden „glokaler“ (weltweit, mit lokaler Bedeutung)

Es wird alles schneller…

o   kurzlebige Wertschöpfungsstrukturen

o   Wissensentwicklung wird beschleunigt

o   Produktlebenszyklen verkürzen sich

…und riskanter…

o   höhere Risikobereitschaft

o   stärkere Kapitalmarkt-Orientierung

o   mehr Selbständige

…schlauer, spezialisierter und kreativer…

o   Nischen und Kombinationen von Wissen und Produkten zählen

o   Unternehmen spezialisieren sich, um die Informationsfluss zu bewältigen

… Kunden werden anspruchsvoller

o   informierte Kunden erwarten Auswahlmöglichkeiten

o   fordern mehr Systemprodukte

o   werden im Prozess zu „Prosumenten“

                   (Quelle: Deutsche Bank Research,https://www.dbresearch.de )